Als telewerk kantoren laat leeglopen, wat doen we met de vrijgekomen ruimte?

MediaCard_AlimentationDurable_1240x698

Telewerken vinden we nu heel gewoon, maar de manier waarop we kantoorruimte benutten, verandert er wel radicaal door. Bedrijven zien zich verplicht om oplossingen te bedenken. Hoe kunnen ze met meer flexibiliteit en optimalisatie het gebruik van hun lokalen aan de realiteit van het hybride werken aanpassen?

 

De coronapandemie heeft telewerken plots populair gemaakt. In België is de toename zelfs spectaculair: tussen 2018 en 2023 verdubbelde het aantal telewerkers1. En hoewel de cijfers sindsdien vrij stabiel blijven, werkt nu toch bijna één derde van de Belgen minstens één dag per week op afstand. En meer dan 85% van de werkgevers staat hybride werken toe2.

De keerzijde van telewerken

Telewerk is op zich een goede evolutie, maar betekent ook een uitdaging voor de bedrijven, die hun strategie inzake ruimtegebruik moeten hertekenen. Eén werknemer één jaar lang een kantoor laten gebruiken, zou in België ongeveer 10 000 euro3 kosten. Maar door het hybride werken lopen kantoren massaal leeg. Dit zadelt bedrijfsleiders met allerlei problemen op:

CardSlide_Homeworking-sous utilisation_720x963

Dure onderbenutting van kantoorruimte 

Sinds de coronacrisis is de bezettingsgraad van kantoren sterk gedaald, tot ongeveer 40 à 50%. Vóór de pandemie was dat nog 70%. Vooral de open spaces liggen er verlaten bij, zeker op een woensdag of vrijdag, terwijl de huur-, energie- en onderhoudskosten doorlopen. Economisch inefficiënt en een last voor het bedrijfsbudget!
CardSlide_Aménagements_720x963

Onaangepaste traditionele inrichting

De traditionele kantoorruimte is ontworpen voor teams die er voltijds aanwezig zijn. Maar voor het hybride werken gelden er andere normen en praktijken. Veel individuele werkruimten blijken daar niet voor geschikt en worden onderbenut.
CardSlide_Aria_720x963

Chronisch onevenwichtige bezettingsgraad

De kantoren staan vrijwel leeg op woensdag en vrijdag, maar zijn druk bezet op dinsdag en donderdag. Dit onevenwicht maakt het moeilijk om kantoorruimte efficiënt te gebruiken en toe te wijzen. Bovendien kan wie in een lege ruimte werkt, zich afvragen of zijn of haar aanwezigheid wel relevant is. Daardoor ontstaat er een vicieuze cirkel die de samenhang en samenwerking binnen teams beïnvloedt.

Flexibiliteit en pooling voor een geslaagde transitie

Om aan al deze uitdagingen het hoofd te bieden ontwikkelen bedrijven nieuwe beheerstrategieën en organisatievormen. Twee trends komen daaruit naar voren: meer flexibiliteit en meer pooling. De doelstellingen zijn duidelijk: overbodige huurkosten zoveel mogelijk vermijden, een efficiëntere bezettingsgraad bereiken (60 tot 80%), een werkomgeving bieden die aan de realiteit van vandaag beantwoordt en door een kleinere oppervlakte milieudoelstellingen bereiken. Hoe pakt dit in de praktijk uit?

1. Het flex office zit in de lift

Wie heeft er tegenwoordig nog een eigen kantoor? In de plaats komen ruimtes voor meerdere gebruikers, comfortabelere lokalen (zoals de focus room) en modules voor samenwerking of specifieke toepassingen (een huddle room voor videoconferenties, enz.). Ze zouden 20 tot 30%4 aan besparingen opleveren. Deze trend is een van de verklaringen voor de verhuizing van Sodexo (begin 2024) naar een nieuw hoofdkantoor in hartje Brussel. Het was een strategische keuze met een onmiddellijke impact op onze koolstofvoetafdruk, door de daling van de CO2-uitstoot van ons wagenpark en het lagere energieverbruik van de gebouwen.

2. De opkomst van slimme kantoren

Technologische oplossingen (sensoren, apps, enz.) geven werknemers, teamleiders en facility managers in real time een correct beeld van de bezetting van lokalen. Zo kunnen ze het gebruik van de beschikbare ruimte veel efficiënter organiseren. Sodexo stelt deze tools ook aan klanten ter beschikking om hun installaties in alle omstandigheden optimaal te laten renderen.

3. Gebouwen delen

Veel bedrijven geven er de voorkeur aan om hun lokalen onder te verhuren of te poolen met andere bedrijven, wat soms synergieën kan opleveren. Denk bijvoorbeeld aan een gedeelde cateringruimte (en waarom niet beheerd door Sodexo?). Het kan een middel zijn om meer werknemers naar kantoor te lokken. Andere trends zijn coworkingruimtes ter beschikking stellen op korte afstand van de woonplaats van de werknemer of decentralisatie via satellietkantoren.

1 De meest recente BeMob-enquête van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer
2 Grote enquête over telewerken door Acerta Consult in 2024
3 Het nieuwste rapport van Colliers over de kantoormarkt in België
4 Ramingen van een vastgoedexperte in dit artikel in La Libre