Online privacy beleid

Het volgende beleid informeert u over de verbintenissen van SODEXO BELGIUM op het vlak van de bescherming van persoonsgegevens. SODEXO BELGIUM behoort tot Sodexo Group (hierna ‘SODEXO’).

SODEXO bouwt sterke, duurzame relaties op met zijn klanten, partners en consumenten, gebaseerd op wederzijds vertrouwen: SODEXO maakt er een absolute prioriteit van dat hun persoongegevens veilig en vertrouwelijk blijven.

SODEXO verbindt zich ertoe alle toepasselijke wettelijke- en regelgevende bepalingen inzake de bescherming van Persoonsgegevens na te leven.

SODEXO hanteert een zeer strikt privacybeleid om de bescherming te garanderen van de persoonsgegevens van iedereen die zijn websites, portalen, applicaties en platforms (onze ‘Sites’) gebruikt.

Gebruikers behouden de controle over hun eigen gegevens. De gegevens worden op een transparante, vertrouwelijke en veilige manier verwerkt.
SODEXO streeft er voortdurend naar de persoonsgegevens van zijn gebruikers te beschermen overeenkomstig de ALGEMENE (EU-) GEGEVENSBESCHERMINGSVERORDENING VAN 27 APRIL 2016.
SODEXO heeft een Global Data Protection Office dat zich bezighoudt met gegevensbescherming, ondersteund door een netwerk van lokale aanspreekpunten of functionarissen voor gegevensbescherming.

DOEL VAN DIT BELEID

SODEXO neemt de bescherming van uw Persoonsgegevens zeer ernstig.

Wij hebben dit beleid ontwikkeld om u te informeren over de voorwaarden waaronder wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, gebruiken en beschermen op onze Sites en in het kader van de diensten die worden aangeboden door SODEXO BELGIUM (de ‘Diensten’). Dit beleid heeft betrekking op alle gebruikers, met inbegrip van degenen die de Site en de Diensten gebruiken zonder geregistreerd te zijn of zich te abonneren op een specifieke dienst of account (hierna gezamenlijk aangeduid als de ‘Gebruikers’).

Lees het zorgvuldig om te weten welke categorieën Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, hoe wij deze Persoonsgegevens gebruiken en met wie wij ze kunnen delen. Dit beleid beschrijft ook uw rechten en hoe u contact met ons kunt opnemen om deze rechten uit te oefenen of om ons vragen te stellen over de bescherming van uw Persoonsgegevens.

Dit beleid kan worden gewijzigd, aangevuld of bijgewerkt, met name om te voldoen aan eventuele wet- en regelgeving, jurisprudentie of technische ontwikkelingen. Uw Persoonsgegevens zullen echter altijd worden verwerkt in overeenstemming met het beleid dat van kracht was op het moment dat de gegevens werden verzameld, tenzij een dwingend wettelijk voorschrift anders bepaalt en met terugwerkende kracht moet worden toegepast.

IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De verwerkingsverantwoordelijke is: SODEXO BELGIUM NV, Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel.

DEFINITIES

‘Account’: De persoonlijke ruimte van de Gebruiker binnen de Site, waartoe hij of zij toegang heeft wanneer hij of zij zich registreert en zich aanmeldt op de Site. Hij biedt de Gebruiker toegang tot de Diensten.
‘Verwerkingsverantwoordelijke’: De Sodexo-entiteit die, alleen of samen met andere Sodexo-entiteiten of derden het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
‘Cookies’: Zoals gedefinieerd in het Cookiebeleid.
‘Persoonsgegevens’: Alle informatie over een geïdentificeerde natuurlijke persoon of over een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificatienummer of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor die persoon.
‘Verwerking’: Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het beperken, uitwissen of vernietigen van gegevens.
‘Verwerker’: Een rechtspersoon die namens de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
‘Site’: De website van SODEXO BELGIUM, beschikbaar via de URL https://be.sodexo.com/
‘Ons’ ‘Wij’ of ‘Ons’: SODEXO BELGIUM (hierna ‘SODEXO BELGIUM), die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.
‘U’ of ‘Gebruikers’: Elke gebruiker/bezoeker van de Site.

VERZAMELING EN BRON VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij kunnen uw persoonsgegevens rechtstreeks (met name via de gegevensverzamelingsformulieren op onze Site) of onrechtstreeks via onze dienstverleners en/of technologieën op onze Site verzamelen.

Wij verbinden ons ertoe uw toestemming te vragen en/of u de mogelijkheid te bieden het gebruik van uw gegevens voor bepaalde doeleinden te weigeren telkens wanneer dat nodig is.

U wordt in ieder geval op de hoogte gebracht van de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verzameld via de verschillende onlineformulieren voor gegevensverzameling en via het Cookiebeleid.

SOORTEN PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN EN GEBRUIKEN

Wij kunnen in het bijzonder de volgende soorten Persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

de informatie die u verstrekt bij het invullen van de formulieren op de Site (bijvoorbeeld voor abonnementsdoeleinden, om deel te nemen aan enquêtes, voor marketingdoeleinden, bij het downloaden van de applicatie, enz.);
de informatie die u verstrekt voor verificatiedoeleinden of om uw leeftijd te verifiëren wanneer u artikelen koopt waarvoor een leeftijdsbeperking geldt;
de informatie die u verstrekt voor de uitvoering van bestellingen of om een dienst te verlenen;
de gegevens met betrekking tot uw aankopen, zoals producten, hoeveelheid, prijs, facturatie- en leveringsadres, met inbegrip van gezondheidsinformatie over u, alleen wanneer u dit vrijwillig doet en u hiervoor toestemming geeft, bijvoorbeeld wanneer u specifieke voedselallergieën meldt na het plaatsen van een bestelling;
transactiegegevens, zoals betalingsinformatie en krediet-/debetkaartinformatie, die rechtstreeks worden doorgegeven aan derden die uw verzoeken verwerken; de informatie die u verstrekt via ‘posts’, opmerkingen of andere inhoud die u op de website plaatst;
uw informatie wanneer u gebruik maakt van de chatfunctie op onze websites;
de informatie die u verstrekt met het oog op het beheer van uw sollicitatie en, in voorkomend geval, uw aanwervingsprocedure (bv.: cv, informatie over uw opleiding, uw beroepservaring, awards, diploma's, getuigschriften, attesten, gesproken talen, loonverwachtingen, enz.);
uw voorkeuren voor het ontvangen van marketing van ons en onze derden en uw communicatievoorkeuren;
informatie die wordt verzameld via cookies zoals gedefinieerd in ons Cookiebeleid.

De persoonsgegevens die in de formulieren voor het verzamelen van gegevens met een asterisk zijn aangegeven, zijn verplicht omdat zij noodzakelijk zijn om de geplaatste bestellingen te kunnen uitvoeren. Wanneer deze verplichte informatie ontbreekt, kunnen deze transacties niet worden verwerkt.

Nadere bijzonderheden over de verschillende gegevens die voor de verschillende doeleinden worden verzameld, zijn te vinden in het overzicht (bijlage 1).

DOELEINDEN WAARVOOR WIJ PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN

Persoonsgegevens kunnen worden verzameld voor de volgende algemene doeleinden:

cookies,
aanmaken en beheren van een account,
Customer Relationship Management,
Marketing Management,
rekrutering.

Bovendien kunt u op de pictogrammen van sociale netwerken zoals Twitter, Facebook, LinkedIn, enz. klikken, die op onze Sites verschijnen.

Wanneer u op deze pictogrammen klikt, kunnen wij toegang krijgen tot de Persoonsgegevens die u openbaar heeft gemaakt en die toegankelijk zijn via uw profielen op de sociale netwerken in kwestie. Wij creëren noch gebruiken afzonderlijke databases van deze sociale netwerken op basis van de Persoonsgegevens die u daar heeft gepubliceerd, en wij verwerken langs deze weg geen Persoonsgegevens die betrekking hebben op uw privéleven.

Indien u niet wilt dat wij toegang hebben tot uw Persoonsgegevens die u in de openbare ruimten van uw profiel of uw sociale accounts publiceert, dan dient u gebruik te maken van de procedures die door de sociale netwerken in kwestie worden aangeboden om de toegang tot deze informatie te beperken.

Deze links naar andere websites kunnen niet worden beschouwd als het volgen van surfgedrag en wij wijzen elke verantwoordelijkheid af met betrekking tot de praktijken inzake de bescherming van Persoonsgegevens die worden toegepast door deze derde bedrijven, die ieder op zich optreden als Gegevensverwerker. Zodra u onze Site verlaat of op het logo/de link naar een van deze sociale netwerken klikt, is het uw verantwoordelijkheid om het privacybeleid te controleren dat van toepassing is op dat andere platform.

RECHTSGRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij verwerken uw Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering en het beheer van onze contractuele relatie met u, in ons gerechtvaardigd belang om de kwaliteit en de operationele uitmuntendheid van de Diensten die wij u aanbieden te verbeteren of om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, al naargelang het doel van de verwerking.

Uw Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van uw voorafgaande toestemming indien onder bepaalde omstandigheden uw toestemming zou worden gevraagd (bv. met betrekking tot gezondheidsgegevens of voor bepaalde soorten Cookies).

BEKENDMAKING VAN PERSOONSGEGEVENS

De veiligheid en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Daarom hebben alleen leden van ons personeel toegang tot uw Persoonsgegevens en dit uitsluitend voor zover dit strikt noodzakelijk is om uw bestellingen te verwerken of de gevraagde Diensten te verlenen. Wij zien erop toe dat de personen die gemachtigd zijn de Persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen.

Wij zullen uw Persoonsgegevens niet doorgeven aan onbevoegde derden. We kunnen uw Persoonsgegevens echter delen met entiteiten binnen SODEXO en met geautoriseerde dienstverleners (bijvoorbeeld: technische dienstverleners [hosting, onderhoud], consultants, enz.) op wie wij eventueel een beroep doen voor het verlenen van onze Diensten.

Wij zorgen ervoor dat elke openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan een bevoegde dienstverlener wordt omkaderd door een gegevensverwerkingsovereenkomst, die de in dit beleid vastgestelde verbintenissen weerspiegelt. Wij geven onze dienstverleners geen toestemming om uw gegevens te gebruiken of openbaar te maken, behalve voor zover dat nodig is om de Diensten namens ons te leveren of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voorts kunnen wij uw Persoonsgegevens delen (i) indien de wet of een wettelijke procedure ons daartoe verplicht, (ii) in antwoord op een verzoek van overheidsinstanties of andere functionarissen of (iii) indien wij van mening zijn dat het doorgeven van deze gegevens noodzakelijk of gepast is om lichamelijke schade of financieel verlies te voorkomen of met betrekking tot een onderzoek naar een vermoedelijke of bewezen onwettige activiteit.

BEWAARTERMIJN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Wij bewaren uw Persoonsgegevens slechts zolang als nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en verwerkt. Deze periode kan, in voorkomend geval, worden verlengd met de periode die is voorgeschreven door enigerlei toepasselijke wettelijke of regelgevende bepalingen.

Om de bewaartermijn van uw Persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met verschillende criteria, zoals:

het doel waarvoor wij uw Persoonsgegevens bewaren (bv. wanneer u producten op onze Sites koopt, bewaren wij uw Persoonsgegevens voor de duur van onze contractuele relatie);
onze wettelijke en regelgevende verplichtingen met betrekking tot die Persoonsgegevens (bv. boekhoudkundige rapporteringsverplichtingen);
of u een actieve gebruiker van onze Diensten bent, marketingcommunicatie blijft ontvangen, regelmatig op onze Sites surft of aankopen doet, of onze e-mails niet opent of onze Sites niet bezoekt; Als u bijvoorbeeld hebt ingestemd met het ontvangen van marketingcommunicatie, bewaren wij uw Persoonsgegevens totdat u: (i) zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie (ii) verzoekt dat wij uw Persoonsgegevens verwijderen, of (iii) na een periode van inactiviteit (d.w.z. wanneer u gedurende een bepaalde periode niet met ons hebt geïnterageerd). Deze periode wordt vastgesteld in overeenstemming met de plaatselijke voorschriften en richtsnoeren;
elk specifiek verzoek van u met betrekking tot de verwijdering van uw Persoonsgegevens of Account;
eventuele wettelijke verjaringstermijnen die ons in staat stellen onze eigen rechten te beheren, bijvoorbeeld de verdediging van eventuele juridische claims in geval van een rechtszaak;
alle plaatselijke voorschriften of richtlijnen (bv. betreffende cookies).

GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS

Als algemene regel geldt dat wij geen gevoelige persoonsgegevens verzamelen via onze Sites. ‘Gevoelige persoonsgegevens’ zijn alle informatie betreffende iemands raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, vakbondslidmaatschap, gezondheid of gegevens betreffende het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon. Deze definitie omvat ook persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

In het geval dat het strikt noodzakelijk zou zijn om dergelijke gegevens te verzamelen om het doel te bereiken waarvoor de verwerking wordt uitgevoerd, zullen wij dit doen in overeenstemming met de lokale wettelijke vereisten voor de bescherming van Persoonsgegevens en, in het bijzonder, met uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming en onder de voorwaarden die in dit beleid worden beschreven.

PERSOONSGEGEVENS EN KINDEREN

Onze Site is bedoeld om gebruikt te worden door meerderjarige personen die volgens de wetgeving van het land waarin zij zich bevinden, bevoegd zijn om een contract te sluiten.

Kinderen die jonger zijn dan 13 jaar of die niet handelingsbekwaam zijn, moeten toestemming hebben van hun wettelijke voogden voordat zij hun Persoonsgegevens op de Site kunnen verstrekken.

De leeftijdsgrens kan verschillen naar gelang van de plaatselijke wetgeving in uw gewone verblijfplaats.

DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS

Aangezien SODEXO een internationale groep is, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan interne of externe ontvangers die gemachtigd zijn om namens ons Diensten ons uit te voeren. Deze ontvangers bevinden zich in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, die een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden.

Om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de aldus doorgegeven persoonsgegevens te waarborgen, zullen wij alle nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat deze gegevens een passende bescherming krijgen, zoals het sluiten van overeenkomsten inzake gegevensoverdracht met de ontvangers van uw persoonsgegevens op basis van de modelcontractbepalingen (‘SCC's’) van de Europese Commissie of andere geldige doorgiftemechanismen en voeren wij, overeenkomstig het arrest van het Europees Hof van Justitie van 16 juli 2020 ‘Schrems II’ (zaak C 311-18) en met de richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming, een risicobeoordeling van de doorgegeven gegevens uit. Indien u een exemplaar wenst te ontvangen van de garanties die worden toegepast om de doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte te beveiligen, raadpleeg dan de paragraaf ‘Hoe contact met ons opnemen’.

UW RECHTEN

SODEXO verbindt zich ertoe uw rechten onder de toepasselijke wetgeving te beschermen. Hieronder vindt u een tabel met een overzicht van uw verschillende rechten:

Recht van toegang en rectificatie: U kunt een kopie aanvragen van de Persoonsgegevens die wij over u bewaren. U kunt ook verzoeken om rectificatie van onjuiste Persoonsgegevens, of om aanvulling van onvolledige Persoonsgegevens.
Recht op wissing: Uw recht om te worden vergeten geeft u het recht om te verzoeken dat uw Persoonsgegevens worden gewist in gevallen waarin:
de gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verzameld;
u ervoor kiest uw toestemming in te trekken;
u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens;
uw Persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt;
er een wettelijke verplichting is om uw Persoonsgegevens te wissen;
het wissen van de gegevens vereist is om de toepasselijke wetgeving na te leven.
Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken dat de verwerking van uw Persoonsgegevens wordt beperkt in de gevallen waarin:
u de juistheid van uw Persoonsgegevens betwist;
SODEXO uw Persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden van de verwerking;
u om gerechtvaardigde redenen bezwaar heeft gemaakt tegen verwerking;
de verwerking van uw Persoonsgegevens onwettig is en u de voorkeur geeft aan de beperking van het gebruik ervan in plaats van aan het wissen ervan.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: In voorkomend geval kunt de overdraagbaarheid vragen van uw Persoonsgegevens die u aan SODEXO hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. U heeft het recht deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, zonder dat SODEXO dit verhindert, wanneer:
de verwerking van uw Persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming of op een overeenkomst; en
de verwerking langs geautomatiseerde weg geschiedt.
U kunt ook vragen dat uw Persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde partij van uw keuze (indien dit technisch haalbaar is).
Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking: U kunt bezwaar maken (d.w.z. uw recht op "opt-out" uitoefenen) tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, met name in verband met profilering of marketingcommunicatie. Wanneer wij uw Persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken.
Recht om niet aan geautomatiseerde beslissingen te worden onderworpen: U heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerde beslissing die voor u rechtsgevolgen heeft of u aanzienlijke gevolgen heeft voor u.
Recht om een klacht in te dienen: U kunt ervoor kiezen een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming in het land waar u uw gewone verblijfplaats hebt, waar u werkt of waar de vermeende inbreuk zou zijn gepleegd, ongeacht of u schade hebt geleden.
U heeft ook het recht om uw klacht in te dienen bij de rechtbanken waar [de Sodexo-entiteit] een vestiging heeft of waar u uw gewone verblijfplaats heeft.

U kunt te allen tijde een van de bovengenoemde rechten uitoefenen of contact met ons opnemen met vragen of problemen in verband met gegevensbescherming op het volgende adres: dataprivacy.oss.be@sodexo.com.

BEVEILIGING

Wij treffen alle mogelijke technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om tijdens de verwerking van uw Persoonsgegevens de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

Daartoe nemen wij alle nodige voorzorgsmaatregelen gezien de aard van de Persoonsgegevens en de risico's die verbonden zijn aan de verwerking ervan, teneinde de gegevens te beveiligen en met name vervalsing, beschadiging of ongeoorloofde toegang door derden te voorkomen (fysieke beveiliging van de lokalen, authentificatieprocedures met persoonlijke, beveiligde toegang via identificatiemiddelen en vertrouwelijke wachtwoorden, een aanmeldlogboek, versleuteling van bepaalde gegevens, enz.)

Indien wij voor de gehele of gedeeltelijke Verwerking van uw Persoonsgegevens een contract sluiten met Verwerkers, eisen wij bovendien dat onze dienstverleners met ons een contractuele overeenkomst sluiten om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen van de Persoonsgegevens die wij aan hen doorgeven of die zij namens ons verzamelen, overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens.

Wij voeren regelmatig audits uit om na te gaan of de regels met betrekking tot de beveiliging van uw Persoonsgegevens correct worden toegepast.

Niettemin bent u ook verantwoordelijk voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens. Wij vragen u dan ook om waakzaam te blijven, vooral wanneer u gebruik maakt van een open systeem zoals het internet.

LINKS NAAR ANDERE SITES

Af en toe plaatsen wij links naar andere platformen voor praktische en informatieve doeleinden. Deze platformen opereren onafhankelijk van onze Sites en staan niet onder onze controle. Deze platformen hebben hun eigen privacybeleid of gebruiksvoorwaarden. Wij raden u ten zeerste aan deze te lezen. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de inhoud op deze platformen, voor de producten en diensten die er eventueel worden aangeboden of voor enig ander gebruik ervan.

UPDATES VAN ONS ONLINE PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit beleid bijwerken of wijzigen indien en wanneer dat nodig is. In dat geval worden wijzigingen pas van toepassing na een periode van dertig werkdagen vanaf de datum van de wijziging. Raadpleeg deze pagina van tijd tot tijd als u op de hoogte wilt blijven van eventuele wijzigingen.

UITSCHRIJVEN

Indien u zich via onze Site op bepaalde diensten heeft geabonneerd en u niet langer e-mails wenst te ontvangen, raadpleeg dan de ‘uitschrijfpagina’ in verband met de dienst waarop u bent geabonneerd.

HOE CONTACT MET ONS OPNEMEN

Indien u vragen of opmerkingen heeft over dit beleid, dan kunt u steeds contact met ons opnemen op het volgende adres: dataprivacy.oss.be@sodexo.com.

Laatst bijgewerkt: 1 juni 2024