Les informations suivantes vous sont fournies pour vous informer des engagements de SODEXO BELGIUM en matière de protection des données personnelles.

SODEXO BELGIUM appartient au Groupe Sodexo (ci-après « SODEXO »).

SODEXO construit avec ses clients, ses partenaires, ses consommateurs et ses clients des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer la sécurité et la confidentialité de leurs Données à Caractère Personnel est une priorité absolue pour SODEXO.

SODEXO s’engage à respecter l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives applicables en matière de protection des Données à Caractère Personnel.

SODEXO applique une politique de confidentialité extrêmement stricte pour garantir la protection des Données à Caractère Personnel des utilisateurs de ses sites internet, plateformes et d’autres applications ( nos « Sites » )  :


OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

SODEXO accorde beaucoup d’importance à la protection de vos Données à Caractère Personnel.

Nous avons développé cette politique pour vous informer des conditions dans lesquelles nous collectons, traitons, utilisons et protégeons vos Données à Caractère Personnel sur notre  Site  et dans le cadre des services fournis par SODEXO BELGIUM (les « Services »). Cette politique couvre tous les utilisateurs, y compris ceux qui utilisent le Site et les Services sans être enregistrés ou souscrivent  à un service ou un compte spécifique (ci-après collectivement, les « Utilisateurs »).

Veuillez la lire attentivement afin de savoir quelles catégories de Données à Caractère Personnel font l’objet d’une collecte et d’un traitement, comment nous utilisons ces Données Personnelles et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous poser vos éventuelles questions au sujet de vos Données à Caractère Personnel.

La présente Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, vos Données à Caractère Personnel seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.


IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT


DEFINITIONS

« Compte » Espace personnel dédié à l'Utilisateur d’un Site, auquel il accède lorsqu'il s'inscrit et se connecte au Site. Il permet à l'Utilisateur d'accéder aux Services.
« Responsable de Traitement »      L'entité Sodexo qui, seule ou conjointement avec d'autres entités Sodexo ou des tiers détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.
« Cookies »    Tel que défini dans la Politique de gestion des cookies.

« Données à Caractère Personnel »

« Données Personnelles » 

Toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
« Traitement » Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
« Sous-traitant »      La personne physique ou morale, qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement.
« Site »            Le site internet de SODEXO BELGIUM disponible à l'adresse https://be.sodexo.com/
« Nous » ou « Notre »          SODEXO BELGIUM (ci-après «SODEXO»), agissant en qualité de responsable de traitement.
« Vous » ou « Utilisateurs »     Tout utilisateur / visiteur du Site.



COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de collecter vos Données à Caractère Personnel directement (notamment via les formulaires de collecte disponibles sur notre Site) ou indirectement (via nos prestataires et/ou technologies de notre Site).

Nous nous engageons à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire.

Dans tous les cas, vous serez informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la Politique de gestion des cookies.


TYPES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS ET UTILISONS

Nous pouvons collecter et traiter notamment les types de Données à caractère personnel suivants :


Les Données à Caractère Personnel identifiées par un astérisque dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande formulée. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être prises en compte.

Veuillez trouver le détail des différentes données collectées pour les différentes finalités dans le tableau (Annexe 1).
 

FINALITÉS POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS LES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles peuvent être collectées pour les finalités générales suivantes (une description plus précise du traitement de vos données peut être trouvée dans l'annexe 1 ci-dessous) :


Par ailleurs, veuillez noter, vous avez la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux (Twitter, Facebook, Linkedin etc.) figurant sur notre  Site.

Lorsque vous cliquez sur ces icônes, nous pourrons avoir accès aux Données Personnelles que vous aurez indiquées comme publiques et accessibles depuis vos profils sur les réseaux sociaux concernés. Cependant, nous ne créons ni n’utilisons aucune base de données indépendante de ces réseaux sociaux à partir des Données Personnelles que vous pouvez y publier et nous ne traiterons aucune donnée relevant de votre vie privée par ce biais.

Si vous ne souhaitez pas que nous ayons accès aux Données Personnelles publiées sur l’espace public de vos profils ou de vos comptes sociaux, vous devrez alors utiliser les moyens mis à votre disposition par les réseaux sociaux concernés afin de limiter l’accès à ces données.

Ces liens vers d'autres sites internet ne doivent pas être considérés comme un suivi de navigation et nous déclinons toute responsabilité concernant la Protection des Données Personnelles mise en œuvre par ces sociétés tierces, chacune agissant en tant que Responsable de Traitement distinct de vos Données Personnelles sur leur propre périmètre. Une fois que vous quittez notre Site ou cliquez sur le logo/lien vers l'un de ces réseaux sociaux, il vous appartient de vérifier la politique de confidentialité applicable à cette autre plateforme.


FONDEMENT JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL 

Nous traitons vos Données à Caractère Personnel dans le cadre de l’exécution et de la gestion de notre relation contractuelle avec vous, de notre intérêt légitime à améliorer la qualité et l’excellence opérationnelle des Services que nous vous proposons ou encore du respect de certaines obligations réglementaires en fonction de la finalité du traitement telle qu'identifiée dans le tableau de l'Annexe 1.

Le traitement de vos Données Personnelles pourra également s’effectuer sur la base de votre consentement préalable dans l’hypothèse où celui-ci vous serait, dans certaines situations, demandé (par exemple concernant les données de santé ou pour certains types de Cookies).

Veuillez trouver plus d'informations sur le fondement juridique de chacun de nos traitements dans l'Annexe 1 ci-dessous.


COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

La sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos Données à Caractère personnel uniquement aux membres de notre personnel dans la mesure strictement nécessaire afin de traiter votre demande ou vous fournir le Service demandé. Nous nous assurons que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

Nous ne divulguons par vos Données à Caractère Personnel à des tiers non autorisés. Nous pouvons toutefois partager vos Données Personnelles avec les entités au sein de SODEXO et les prestataires de Services autorisés (par exemple : prestataires techniques (hébergement, maintenance, conseils etc.) auxquels nous faisons appel aux fins de la réalisation de nos services.

Nous veillons à ce que chaque communication de vos Données Personnelles à un prestataire de services agréé soit encadrée par un accord de traitement des données, reflétant les engagements énoncés dans cette Politique.

Nous n’autorisons pas ces prestataires de services à utiliser ou divulguer vos données, sauf dans la mesure nécessaire pour exécuter les Services pour notre compte ou respecter les obligations légales. Par ailleurs, nous pouvons partager vos Données à Caractère Personnel (i) si la loi ou une procédure juridique nous impose de le faire, (ii) en réponse à une demande des autorités publiques ou autres fonctionnaires, ou (iii) si nous considérons que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée pour prévenir un dommage physique ou une perte financière, ou en lien avec une enquête concernant une activité illicite suspectée ou avérée.


DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Nous conserverons vos Données à Caractère Personnel pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées, durée qui est prolongée, le cas échéant, des durées de prescriptions légales ou réglementaires applicables.  

Pour déterminer la durée de conservation de vos Données Personnelles, nous prenons en considération plusieurs critères tels que :

Veuillez trouver plus d'informations sur la durée de conservation de vos données personnelles dans l'Annexe 1 ci-dessous.


DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SENSIBLES

En général, nous ne collectons pas de Données à Caractère Personnel sensibles par le biais de notre  Site. Il est considéré comme « Données à Caractère Personnel sensibles » toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition comprend également des Données à Caractère Personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Dans l’hypothèse où le recueil de telles Données serait strictement nécessaire pour accomplir la finalité de traitement opérée, nous le ferons conformément aux exigences de la législation locale en matière de protection des Données à Caractère Personnel et, en particulier, avec votre accord explicite préalable et dans les conditions décrites dans la présente Politique.


INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

Notre Site s’adresse à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel vous vous trouvez.

L'Utilisateur mineur de moins de 18 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses Données Personnelles sur le Site.

L’âge limite peut être différente en fonction de la législation locale de votre résidence habituelle.


TRANSFERTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL 

Compte tenu du caractère international de SODEXO, vos Données à Caractère Personnel peuvent être transférées à des destinataires, internes ou externes, autorisés à exécuter des Services pour notre compte.  Ces destinataires sont situés dans l'Union européenne ou l'Espace économique européen qui offrent un niveau adéquat de protection des données personnelles

Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel ainsi transférées, nous prenons toutes mesures nécessaires pour veiller à ce que ces données bénéficient d’une protection adéquate, telles que conclure des accords de transfert de données avec les destinataires de vos Données Personnelles sur la base de la signature de Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne (« SCCs ») ou tout autre mécanismes de transfert valides et nous effectuons, conformément à la décision de la Cour de Justice de l’Union européenne du 16 juillet 2020 « Schrems II » (affaire C 311-18) et avec les conseils du Comité Européen pour la Protection des Données, une évaluation des risques des données transférées. Si vous souhaitez recevoir une copie des garanties mises en place pour sécuriser les transferts de données en dehors de l'Espace économique européen, veuillez-vous reporter à la section « Comment nous contacter ».


VOS DROITS

SODEXO s’engage à faciliter l’exercice de vos droits conformément à la réglementation applicable. Vous trouverez ci-après un tableau résumant les différents droits dont vous disposez :

Droit d'accès et de rectification

Vous pouvez demander une copie des Données à caractère personnel dont nous disposons sur vous. Vous pouvez également demander la rectification des Données à caractère personnel inexactes, ou à ce que les Données à caractère personnel incomplètes soient complétées.

Droit à l'effacement / droit à l'oubli

Votre droit à l’oubli permet que vos Données à caractère personnel soient effacées lorsque :

  • les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  • vous décidez de retirer votre consentement ;
  • vous vous opposez au Traitement de vos Données à caractère personnel ;
  • vos Données à caractère personnel ont fait l’objet d’un Traitement illicite ;
  • vos Données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
  • leur effacement est obligatoire pour garantir le respect de la législation applicable.
Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander à limiter le Traitement lorsque :

  • vous contestez l’exactitude de vos Données à caractère personnel ;
  • Sodexo n’a plus besoin de vos Données à caractère personnel aux fins du traitement ;
  • vous vous êtes opposé au Traitement pour des motifs légitimes ;
  •  le traitement de vos données personnelles est illégal et vous préférez la restriction de leur utilisation plutôt que leur suppression.
Droit à la portabilité des données

Le cas échéant, vous pouvez demander la portabilité des Données à caractère personnel vous concernant que vous auriez communiquées à SODEXO, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre ces Données à Caractère Personnel à un autre Responsable du traitement sans que SODEXO y fasse obstacle, lorsque :

  • le Traitement de vos Données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur une relation contractuelle existante ; et
  • le Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Vous avez également le droit d’obtenir que vos Données à Caractère Personnel soient transmises directement à un tiers de votre choix (lorsque cela est techniquement possible).
Droit d'opposition Vous avez le droit de vous opposer (droit de « retrait ») au Traitement de vos Données à caractère personnel (notamment au profilage ou aux communications commerciales). Lorsque nous Traitons vos Données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Droit de ne pas faire l'objet de décisions automatisées Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
Droit d'émettre des directives anticipées sur le traitement de vos données à caractère personnel après votre décès En application de la loi française de protection des Données à caractère personnel, vous pouvez également définir des directives sur l’exercice de vos droits prévus par cette section après votre mort, (notamment sur leur durée de conservation, leur suppression et/ou leur communication) ainsi que de désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits.
Droit d'introduire une réclamation Vous pouvez décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle de la protection des données du pays de votre résidence habituelle, votre lieu de travail, où dans le pays dans lequel la violation aurait été commise. Vous avez également le droit d’introduire une action en justice devant les tribunaux du pays dans lequel l’entité Sodexo dispose d’un établissement ou du pays où se trouve votre résidence habituelle.


Vous pouvez, à tout moment  exercer tous les droits listés ci-dessus ou vous pouvez nous contacter  pour toute question ou préoccupation liée à la protection des données en remplissant le formulaire de demande et en l'envoyant à dataprivacy.oss.be@sodexo.com comme indiqué dans les avis de confidentialité et/ou les politiques de confidentialité qui vous sont fournies au moment de la collecte de vos Données Personnelles ou en les envoyant au Point de Contact pour la Protection des Données local à dataprivacy.oss.be@sodexo.com.


SECURITE

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des traitements de Données à Caractère Personnel.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des Données à Caractère Personnel et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données etc.).

En outre, si nous contractons avec des Sous-traitants pour tout ou partie du Traitement de vos Données Personnelles, nous exigeons un accord contractuel de nos prestataires pour garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles que nous leur transmettons ou qu'ils collectent pour notre compte, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Nous réalisons régulièrement des audits pour vérifier la bonne application opérationnelle des règles relatives à la sécurité de vos Données Personnelles.

Néanmoins, vous avez également la responsabilité d'assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données Personnelles, nous vous invitons donc à rester vigilant, notamment lors de l'utilisation d'un système ouvert tel qu'internet.


LIENS VERS D’AUTRES SITES 

Nous fournissons occasionnellement des liens vers d’autres plateformes à titre pratique et informatif. Ces plateformes fonctionnent de manière indépendante de nos Sites et ne sont pas sous notre contrôle. Ces plateformes ont leur propre avis de confidentialité ou conditions d’utilisation, que nous vous suggérons fortement d’examiner. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu de ces sites, quant aux produits et services susceptibles d’y être proposés ou quant à toute autre utilisation.


MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Nous sommes susceptibles de mettre à jour ou modifier, en tant que de besoin, cette Politique. Dans ce cas, les modifications réalisées ne seront applicables qu’à l’expiration d’un délai de 30 jours ouvrés à compter de la modification. Consultez périodiquement cette page si vous souhaitez surveiller les éventuels changements.


DESINSCRIPTION

Si vous vous êtes abonnés à certains services via notre Site et si vous ne souhaitez plus recevoir de courriers électroniques à l’avenir, consultez la page de désinscription correspondant au service auquel vous vous êtes inscrit.


COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique, n’hésitez pas ànous contacter à l’adresse : dataprivacy.oss.be@sodexo.com.

 


Dernière mise à jour :  31/01/22

 

Annexe 1 : INFORMATIONS SUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Finalité Générale Finalité du traitement Données Personnelles collectées Base légale du Traitement Conservation des Données Personnelles

Gestion du site et des applications

Pour plus d'informations sur le traitement de vos Données Personnelles dans le cadre spécifique des Cookies nous vous invitons à consulter notre Politique de gestion des cookies
Création et gestion de compte Envoyer une première communication par e-mail pour vous inviter à vous inscrire et à utiliser nos  Site  et Services

Nom

E-mail

Afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat

Consentement

Si vous êtes l'un de nos clients, ces communications pourront vous être envoyées pendant la durée de notre relation commerciale, puis pendant trois (3) ans après la fin de cette relation ou du dernier contact que vous avez initié.

Si vous n'êtes pas encore sûr de vouloir bénéficier de nos produits et Services, et que vous êtes encore en phase de prospection, nous pouvons vous envoyer des communications sur nos offres et produits pendant une période de trois (3) ans à compter du dernier contact que vous avez initié.

Vous enregistrer en tant qu'utilisateur et créer un compte pour vous sur notre site

Nom

E-mail

ID utilisateur et

le mot de passe
Exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie Nous conserverons vos données personnelles dans votre (vos) compte(s) client(s) jusqu'à ce que vous supprimiez votre compte.
Gestion de la relation client Gérer et surveiller nos relations avec les clients existants et potentiels

Nom

E-mail
Contrat et intérêt légitime

Nous conserverons vos Données Personnelles pendant toute la durée de notre relation commerciale, après quoi seules les données nécessaires à des fins précontentieuses ou contentieuses seront archivées jusqu'à la prescription légale.

Le délai de prescription usuel en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans. En cas de litige, ces données sont conservées pendant la durée de la procédure et jusqu'à l'expiration des recours ordinaires et extraordinaires.
Répondre à vos demandes d'informations, de recherches, de newsletter et d'autres contenus.

Nom

E-mail
Intérêt légitime et consentement Nous vous enverrons notre newsletter jusqu'à ce que vous vous désinscriviez.
Vérifier votre éligibilité à certains produits et services

Nom

E-mail

Age
Contrat et intérêt légitime Nous conserverons vos Données Personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation de ces contrôles.
Traiter et livrer votre commande

Nom

E-mail

Informations sur votre commande
Contrat

Nous conserverons vos Données Personnelles pendant toute la durée de notre relation commerciale, après quoi seules les données nécessaires à des fins précontentieuses ou contentieuses seront archivées jusqu'à la prescription légale.

Le délai de prescription usuel en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans. En cas de litige, ces données sont conservées pendant la durée de la procédure et jusqu'à l'expiration des recours ordinaires et extraordinaires.

Se conformer aux obligations légales

  Obligations légales

Nous conserverons vos données personnelles pendant toute la durée de la procédure, plus la période d'acquisition des exigences légales.

Le délai de prescription usuel en matière civile et commerciale est de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat.
Gestion commerciale Mener des sondages et recueillir des statistiques

Nom

E-mail

Intérêt légitime Nous conserverons vos données pendant une durée de trois (3) ans après la fin du concours ou du tirage au sort.
Gérer, organiser et améliorer les concours et les opérations promotionnelles associées

Nom

E-mail

Consentement

Nous conserverons vos données pendant une durée de trois (3) ans après la fin du concours ou du tirage au sort.
Envoyer des communications commerciales sur des produits et services susceptibles de vous intéresser

Nom

E-mail

Consentement

Si vous êtes l'un de nos clients, ces communications pourront vous être envoyées pendant la durée de notre relation commerciale, puis pendant trois (3) ans après la fin de cette relation ou du dernier contact que vous avez initié.

Si vous n'êtes pas encore sûr de vouloir bénéficier de nos produits et Services, et que vous êtes encore en phase de prospection, nous pouvons vous envoyer des communications sur nos offres et produits pendant une période de trois (3) ans à compter du dernier contact que vous avez initié.

Profiler vos Données Personnelles à utiliser en interne pour nous aider à comprendre vos motivations, vos valeurs et vos besoins  

Consentement

Intérêt légitime

Si vous êtes l'un de nos clients, ces communications pourront vous être envoyées pendant la durée de notre relation commerciale, puis pendant trois (3) ans après la fin de cette relation ou du dernier contact que vous avez initié.

Si vous n'êtes pas encore sûr de vouloir bénéficier de nos produits et Services, et que vous êtes encore en phase de prospection, nous pouvons vous envoyer des communications sur nos offres et produits pendant une période de trois (3) ans à compter du dernier contact que vous avez initié.
Recrutement Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre adéquation au poste   Afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat Nous conserverons vos données pendant une période de deux (2) ans après réception de votre candidature
Effectuer des vérifications des antécédents et des références   Intérêt légitime

Nous conserverons vos données pendant la durée nécessaire à la réalisation de ces contrôles

 

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