De revolutie van onze werkruimtes
De pandemie heeft in de bedrijfswereld heel wat veranderingen met zich meegebracht, waarvan sommige zelfs heel ingrijpend zijn. Door de opmars van het telewerken en de nood aan meer samenwerking onderging onze manier van werken het voorbije anderhalf jaar een heuse metamorfose. De werkruimtes moeten zich aanpassen aan dit nieuwe normaal, waarbij aanwezigheid op kantoor hand in hand zal gaan met werken op afstand.
Betekent dit het einde van het kantoor? In het begin van de pandemie – na de eerste lockdown – dachten velen dat het kantoor zoals wij dat kennen, zou verdwijnen. Paradoxaal genoeg hebben het telewerk en de nieuwe digitale samenwerkingsvormen, die de voorbije maanden verplicht gebruikt moesten worden, het belang van sociale banden bevestigd en dus ook het voortbestaan van de kantoorruimte verzekerd. Maar dan anders dan voordien. De nieuwe werkruimte moet betekenis hebben en een gevoel van veiligheid en welzijn bieden, duurzaam zijn en de nood aan samenwerking eren.
Een hybride manier van werken
Overal waar dat mogelijk is, stappen Belgische bedrijven over naar een hybride manier van werken die telewerk, digitaal en face-to-face werken combineert, telkens met een verschillende mate van autonomie en vrijheid. Maar de gevoeligheid van de werknemers en de verschillende bedrijfsculturen maken dat er geen toverformule bestaat. One size does not fit all! Maatwerk is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat deze hybride methode duurzaam wordt en een ervaring impliceert die positief is voor de werkgever, de bedrijfscultuur en de werknemer.
“Sommige mensen voelen zich veel meer op hun gemak in een heel sociale omgeving. Anderen werken dan weer liever van thuis uit”, bevestigt Philippe Casgrain, Senior Vice President Global FM & HSE bij Sodexo. “Elke medewerker zal heel andere ervaringen opdoen en andere verwachtingen hebben wanneer hij naar kantoor komt. Flexibiliteit zal dan ook van cruciaal belang zijn.”
Volgens een recente Belgische studie van Acerta en de KU Leuven willen zes op tien medewerkers verder telewerken, maar wil 16,5% er nooit meer iets over horen. Deze twee cijfers alleen al tonen aan hoe moeilijk bedrijven het hebben om het nieuwe normaal concreet vorm te geven. Ze bevestigen de noodzaak voor elke onderneming om haar eigen model uit te werken en om de aanwezigheid en afwezigheid van haar teams op een slimme en structurele manier te beheren.
Een veelzijdige werkruimte
“De pandemie zal leiden tot de creatie van dynamische werkruimtes waar de verhouding tussen kantoren en ontmoetingsruimtes zal worden omgekeerd in het voordeel van die laatste”, weet Laurence Vanhee, voormalig HR-directrice van de FOD Sociale Zekerheid en nu hoofd van Happyformance, dat bedrijven ondersteunt bij het doorvoeren van duurzame veranderingen. “Het kantoor zal niet langer worden opgebouwd rond ego en status, maar rond de banden die er moeten worden gesmeed.”
Het kantoor zal niet langer worden opgebouwd rond ego en status, maar rond de banden die er moeten worden gesmeed.
De werkruimte van morgen zal aan ieder van ons moeten worden aangepast, zowel in haar fysieke (het ontwerp van de ruimtes) als in haar spirituele vorm (voldoen aan onze verwachtingen op het vlak van welzijn en duurzaamheid). Als reactie op de pandemie hebben heel wat Belgische bedrijven hun werkruimtes al heringericht. Er is niet een enkel model, maar een hele reeks leidmotieven.
In de eerste plaats het einde van de open space zelf, met kleinere open teamruimtes, waaruit het lawaaierige aspect is weg gefilterd. Er worden boxen voorzien om te bellen en op alle verdiepingen duiken vergaderzalen van verschillende grootte op (zelfs voor slechts twee personen). Ten tweede moet de technologie – die heel gemakkelijk in gebruik moet zijn – het mogelijk maken om gemengde vergaderingen te houden, zodat de mensen op afstand toch de indruk hebben dat ze in dezelfde ruimte als hun collega's zitten. Nog een trend: werknemers zin geven om terug naar kantoor te komen door hen extra gepersonaliseerde diensten aan te bieden.
Ook eten op het werk kan anders
Ook de cafetaria – in de ruimste zin van het woord – werd in heel wat bedrijven omgetoverd tot een ontmoetingsplaats die de hele dag door wordt gebruikt.
“Dat is precies wat we gedaan hebben in ons restaurant op de hoofdzetel”, zegt Michel Croisé, CEO van Sodexo België-Luxemburg. “Er werden loungeruimtes en comfortabele boxen geïnstalleerd om formele en informele vergaderingen in te houden. We stellen ook vast dat onze klanten hier vaak bewust voor kiezen, wat onze strategie om op elk moment van de dag met een gezond en kwalitatief aanbod aanwezig te zijn in de restaurants die wij uitbaten, alleen maar bestendigt.”
De werkruimte van morgen gaat inderdaad ook gepaard met een herdefinitie van de voedingsmodellen van bedrijven. Zo was 78% van de ondervraagde managers het er in een recente studie van de groep Sodexo over eens dat ze innovatieve voedingsmodellen moeten vinden om zich aan te passen aan het nieuwe werktijdperk. Dat kan met gezondere alternatieven op de werkplek of andere manieren om in te spelen op de behoeftes van hun personeel op afstand.
Technologie en welzijn
Al maandenlang ondersteunen bedrijven werknemers die op afstand werken en waken ze erover dat de band behouden blijft. Dat moet wel, want het is van essentieel belang dat de hybride manier van werken er toch in slaagt om een echte teamgeest in stand te houden of op te bouwen. Hoewel technologie uiteraard handig is om banden te creëren, is het ook nodig om een vangnet te voorzien en digitale deconnectie mogelijk te maken. Enkel zo kunnen werk en privé echt van elkaar gescheiden worden.
Kortom, voor bedrijven vormt de opmars van de nieuwe werkruimtes een uitdaging van formaat. Hoe u kunt verzekeren dat iedereen mee is in het verhaal en dat werkruimtes echt inclusief zijn? Door ze betekenis te geven en de werknemers erbij te betrekken.